2　令達文書は、次に掲げるとおりとする。

3　一般文書は、令達文書以外の文書とし、おおむね次に掲げるとおりとする。

2　職員は、文書の適正な処理に努めなければならない。

2　文書主任は、事務局の副主幹、課長補佐若しくは副署長又は庶務担当係長、分署長代理若しくは出張所長代理の職にある職員のうちから課等の長が指名する。

3　文書主任は、次に掲げる事項を処理するものとする。

2　課等の長は、配布を受けた文書で重要又は異例に属するものについては、速やかに上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。

2　起案文書には、参考書類を順序よく添付して、事案の経過を明らかにしなければならない。

3　文書の文体、用語、用字、形式等については、盛岡市公文例規程(昭和40年盛岡市訓令第8号)の例によるものとする。

4　文書の記載又は修正は、インクその他鮮明で消滅し難いものを用いなければならない。

5　電報により事案を処理する場合は、特に簡明を旨とし、本文及びあて先には、振り仮名を付けるものとする。

6　緊急で所定の決裁を受けるいとまがない事案については、口頭等により指示を受けて処理した後、所定の手続をしなければならない。

7　起案文書には、分類記号、書目、種別(第22条第3項に規定する法定期間が定められているときは、種別及び保存期間)、開示・不開示の判断(不開示の判断をしたときは、不開示区分及び不開示の理由)、起案年月日並びに起案者の所属及び職氏名を記載し、認印しなければならない。

2　前項の合議を受けた関係課等の長は、意見のあるもののほかは、署名し、又は押印して速やかに次に回付しなければならない。

3　第1項の場合において、合議事項に異議のあるときは、関係課等の長は、協議し、その協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

4　合議を経た案について廃案又は大きな変更があつたときは、その旨を付記して更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項は、口頭の連絡により同意を得て処理することができる。

2　起案文書で急を要するもの及び施行上特別扱いを要するものは、その旨を回議用紙取扱い・施行上の注意の欄に朱書するものとする。

2　文書の浄書は、誤写、脱字及び誤字のないよう注意し、かつ、浄書後は校合を確実に行わなければならない。

2　契約、登記関係の文書で書類の枚数が2以上にわたるものは、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじをし、かつ、のり付けをした文書については、文書の表及び裏ののり付けの箇所に割印を押すことでこれに代えるものとする。

3　公印の保管者等は、公印の使用の承認をしたときは、原議の公印の欄に認印するものとする。

4　文書は、必要に応じ、原議又は当該文書の写しと契印するものとする。

2　発送文書は、文書収受簿に登載して発送するものとする。ただし、軽易な文書については、登載を省略することができる。

3　発送文書は、あて先を記した封筒(封筒を要しないものを除く。)に入れて封をした後、原議の取扱い・施行上の注意の欄に発送通数を記載し、当該原議を添えて文書主任に回付しなければならない。

4　文書主任は、前項の回付を受けたときは、原議に施行年月日を記載し、認印の上起案者に原議を返付するものとする。

2　使送文書は、使送簿(様式第9号)に登載し、あて先の受領印を徴するものとする。ただし、使送簿に登載する必要がないものについては、この限りでない。

2　前項の規定により通信回線を利用して発送するときは、その旨を原議の取扱い・施行上の注意の欄に記載しなければならない。

2　文書を再発行するときは、必要に応じ、当該文書の右上部余白に「再発行」と表示をするものとする。

2　完結文書は、文書分類表(別表第1)の類別及び第22条に規定する種別に従い、各課等において整理保管し、及び保存するものとする。

2　課等の長は、事務局の主幹又は総務課長と協議の上文書分類表及び次条第2項に規定する文書種別基準表に基づき、類別、種別及び書目を決定し、所属職員にその内容を周知しておかなければならない。

3　文書の製本は、第4種で保存期間が1年のものを除き、背表紙(様式第12号)を付し、次条に規定する種別ごとに、第1種は赤色、第2種は青色、第3種は緑色、第4種は黒色で所要事項を記載するものとする。

4　文書主任は、前3項の規定により整理した簿冊について、文書保存台帳(様式第13号)を作成しなければならない。

2　文書を種別ごとに区分するための基準は、文書種別基準表(別表第2)のとおりとする。

3　法令等の規定により定められている保存期間(以下「法定期間」という。)が第1項に規定する保存期間と異なる文書については、その法定期間を保存期間とし、その法定期間の直近短期の保存期間に対応する種別を種別とする。

2　廃棄すべき文書で秘密に属するものは、切断し、焼却し、又は消去する等適当な方法を講じなければならない。

2　保存期間を経過した文書について職務の遂行上必要があると認めたときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長するものとする。

3　各課等の長は、前2項の規定により保存期間を延長する必要のある保存文書がある場合は、事務局の主幹に保存年限の延長承認申請を行わなければならない。

4　事務局の主幹は、前項の申請があつたときは、その内容を審査し、保存年限の延長の可否を決定し、その結果を当該申請をした課等の長に通知するものとする。

2　課等の長は、保存文書の格納の場所を異動した都度文書保存台帳と照合し、常にその保存状況を明瞭にしておくほか、次に掲げるところにより書庫の管理をしなければならない。

2　文書の記号番号は、指令以外の令達文書にあつては暦年により、指令及び一般文書にあつては会計年度により付さなければならない。

3　課等(分署及び出張所を除く。)の長は、令達文書(指令及び公告を除く。)について、令達番号簿(様式第14号)に第3条第2項の区分ごとに登載しなければならない。

4　文書の記号番号は、事案が完結するまで同一の記号番号を使用するものとする。当該年度内に完結しない場合も同様とするが、年度を越える場合には、文書収発簿登載番号の前に当該文書収発簿登載会計年度の数字及びハイフン(第○○(年度)―○○号)を付するものとする。

1　この訓令は、昭和56年7月1日から施行する。

2　昭和56年度に限り、第27条第2項の規定により付する指令及び一般文書の記号番号は、同項の規定にかかわらず、昭和56年1月1日から始まり、昭和57年3月31日をもつて終わるものとする。

3　この訓令施行の際現に使用している帳票その他のものは、この訓令施行後もこれを取り繕つて使用することができる。

この訓令は、昭和62年10月9日から施行する。

この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に使用している帳票は、この訓令の施行後もこれを取り繕って使用することができる。

1　この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に使用している様式は、この訓令の施行後も、当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年7月13日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に使用している様式は、この訓令の施行後も、これを取り繕って使用することができる。

1　この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に使用している様式は、この訓令施行後も、これを取り繕って使用することができる。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年6月1日から施行する。ただし、第3条第3項第17号の改正規定は、平成28年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和元年7月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に存する改正前の様式による用紙は、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。