2　前項に定めるもののほか、この訓令において使用する用語の意義は、法において使用する用語の例による。

2　統括保護管理者の職務を補佐させ、及び個人情報等を取り扱う事務を所管する課等(以下「所管課」という。)における個人情報等の保護管理に関する指導及び助言を行わせるため、個人情報保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、事務局長の指定する事務局次長をもって充てる。

3　保護管理者は、統括保護管理者が不在のときは、その職務を代理する。

4　所管課における個人情報等の保護管理を行わせるため、個人情報保護責任者(以下「保護責任者」という。)を置き、所管課の長(事務局にあっては、事務局の主幹又は事務局長の指定する副主幹)をもって充てる。

5　保護責任者は、所管課における個人情報等の適正な管理及び運用について必要な措置を講ずるとともに、所属職員を指揮監督するものとする。

2　個人情報を所管する保護責任者は、前項の申請があったときは、その可否を決定し、個人情報利用・提供可否決定通知書(様式第2号)により当該申請をした保護責任者に通知するものとする。

3　前2項の場合において、個人情報を所管する保護責任者が緊急かつやむを得ないと認めたときは、口頭により申請又は通知を行うことができる。

4　個人情報を所管する保護責任者は、前項の規定に基づき利用又は提供の可否を口頭により通知したときは、その旨及び当該利用又は提供が法又は議会条例に適合し、又は適合しない理由を記録しておかなければならない。

2　前項本文の規定にかかわらず、国又は他の地方公共団体からの申請については、他の様式によることができる。この場合において、他の法令等の規定に基づく事務については、当該法令等に定められた手続によることができる。

3　保護責任者は、前2項(前項後段に掲げる場合を除く。)の申請があったときは、あらかじめ、保護管理者に協議した上で、その可否を決定し、個人情報利用・提供可否決定通知書(様式第2号)により当該申請をした者に通知するものとする。この場合において、当該個人情報利用・提供可否決定通知書には、次に掲げる事項について使用の条件を付し、及び当該条件に違反した場合における使用の停止、提供した個人情報の返還その他必要な事項を記載しなければならない。

4　保護責任者は、第1項ただし書の規定による口頭による申請に対し、個人情報利用・提供可否決定通知書(様式第2号)によらないで、口頭により提供の可否を通知することができる。この場合において、保護責任者は、その旨及び当該提供が法又は議会条例に適合し、又は適合しない理由を記録するとともに、口頭による個人情報提供可否決定通知報告書(様式第3号)を保護管理者に提出しなければならない。

2　保護責任者は、前項の規定により特定個人情報取扱者を指定し、その担当事務を定め、及び同項各号の体制を整備したときは、特定個人情報保護管理体制報告書(様式第4号)を作成し、遅滞なく、保護管理者に提出しなければならない。指定した特定個人情報取扱者、定めた担当事務又は整備した体制を変更し、又は廃止したときも、同様とする。

2　保護責任者は、盛岡地区広域消防組合財務規則(昭和47年規則第7号)第115条第1項の規定により契約書の作成を省略するときは、前項各号に掲げる事項を契約事項として個人情報等を取り扱う事務の委託を受けた者に交付するものとする。ただし、個人情報保護の観点から特に必要と認めたときは、契約書を作成しなければならない。

3　保護責任者は、委託先の選定に当たり、あらかじめ必要な調査を行い、第1項各号に掲げる事項を確実に遵守できることが見込まれる者を選定するものとする。

4　保護責任者は、第1項の委託を受けた者から提出された同項第5号の書面の内容を確認し、法、番号法、議会条例及びこの訓令に基づき実施機関が講ずべき個人情報等の保護管理に関する必要な措置が講じられるよう、必要かつ適切な指導及び監督を行うものとする。当該委託を受けた者が、組合があらかじめ承認した再委託をした場合も、同様とする。

2　保護責任者は、前項の報告があったとき又は自ら前項に規定する事態を知ったときは、速やかに統括保護管理者及び保護管理者に報告し、統括保護管理者の指示に従い、必要な措置を講じなければならない。

2　保護責任者は、個人情報取扱者の職務の遂行に支障がない限り、当該個人情報取扱者に前項の研修を受講させなければならない。

2　保護責任者は、所管する個人情報等の適正な管理及び運用が行われていることを確認するため、定期に又は随時に点検を行い、点検の結果についての必要な記録等を適正に保管するとともに、個人情報等の保護管理上の問題があるときは必要に応じて改善措置を講じ、当該改善措置の内容を統括保護管理者に報告しなければならない。

2　前項の評価の結果に基づき、必要に応じ、この訓令の見直しを随時行うものとする。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年3月1日から施行する。

この訓令は、平成28年6月1日から施行する。

1　この訓令は、令和元年7月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に存する改正前の様式による用紙は、当分の間、これを取り繕い使用することができる。

この訓令は、令和4年8月1日から施行する。

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の日前に改正前の個人情報保護管理規程第9条第1項又は第10条第1項の規定によりなされた申請は、改正後の個人情報保護管理規程第8条第1項又は第9条第1項の規定によりなされた申請とみなす。

3　この訓令の施行の際現に改正前の個人情報保護管理規程第9条第2項又は第10条第3項の規定によりこの訓令の施行の日以後の日を含む期間について決定を受けたものについては、改正後の個人情報保護管理規程第8条第2項又は第9条第3項の規定により決定を受けたものとみなす。